Vinkkejä neuvottelutilojen päivitykseen
Vietämme työpäivistämme suuren osan erilaisissa palavereissa, kokouksissa ja tapaamisissa. Toiset enemmän ja toiset vähemmän, mutta toistemme tapaaminen työpäivien aikana on välttämätöntä. Siksi on tärkeää, että työpaikoilla olisi tarkoitustaan palvelevat tilat. Ei riitä, että tilat ovat olemassa, vaan niiden varustuksen ja kalustuksen tulisi tukea tiloissa tapahtuvia tapaamisia. Ota tästä talteen kahdeksan vinkkiä neuvottelutilojen tehostamiseen.
1 Käyttötarpeen kartoitus
Kaikki lähtee tiedostamalla, mihin tiloja käytetään ja mihin niitä halutaan tulevaisuudessa käyttää. Siten voidaan tehdä oikeanlaisia AV- ja kalusteratkaisuja. 20 hengen kokoustilaan tarvitaan usein erilainen varustus kuin pienryhmätyöskentelyyn – halutaanko kokoustilassa tarjota myös edellytykset ryhmätyöskentelyyn? Presson tarjoaa neuvottelu- ja toimitilojen ilmaisen AV-kartoituksen, jolla selvitetään tarpeet ja tilojen mahdollisuudet.
2 Käytettävyys
Yksinkertaisintakin tarkoitusta palvelevat neukkarit täytyvät olla niin helppokäyttöiset, että kaikki osaavat käyttää niitä. Helppokäyttöisyys pitää olla vakiona, ja jos tiloja on useampia, kannattaa käytettävyyden olla sama tilasta toiseen. Presson-esityskalusteilla ja yhdellä hallintapaneelilla sekä AV-ohjelmoinnilla voidaan toteuttaa todella helppokäyttöisiä ratkaisuja, jotka ovat yhtenäiset jokaisessa tilassa.
3 Kalusteet
Usein kokous- ja neuvottelutiloissa vaaditaan jonkinlaista audiovisuaalista tekniikkaa, jotta asioita voidaan presentoida ja havainnollistaa. Tyylikkäillä Presson-kalusteilla saat tarvittaessa kaiken tekniikan piiloon kalusteiden sisään. Valitsemalla liikuteltavat kalustevaihtoehdot saat siirrettyä näytöt, kaiuttimet ja muun tekniikan vaikka kokonaan toiseen tilaan.
4 Näytöt
Näyttö on usein pöydän jälkeen tilan tärkeimpiä varusteita. Näytöt kannattaa sijoittaa siten, että kaikki tilassa olevat näkevät esitetyn kuvan. Presson-näyttökalusteilla sekä viimeistellyllä asennuksella saat tyylikkäitä ja siistejä ratkaisuja jopa ilman johtoja. Käyttökokemus paranee ja mahdollisuus onnistuneisiin presentaatioihin kasvaa.
5 Johdot
Langattomuus tekniikassa lisääntyy kovaa vauhtia mutta johtoja tarvitaan vielä. Presson-pöytäkaivon avulla tuot johdot ja sähköt pöytään helposti kaikkien saataville. Lisäksi AV-asennukset voidaan tehdä jättämällä johdot näkyviin tai Pressonnin tavalla, jolloin tekniikkaa sulautuu tilaan tyylikkäästi ja johdot ovat piilossa.
6 Muunneltavuus
On kannattavaa suunnitella tilat palvelemaan useampaa kuin yhtä tarkoitusta ja toteutuksessa tulisi ottaa huomioon tilan mahdollisuudet myös tulevaisuudessa. Kun tekniikka laitetaan liikuteltaviin kalusteisiin, ei tarvitse tehdä kiinteitä asennuksia tai kiinnityksiä. Suureen tilaan voidaan luoda useita tapaamispaikkoja omalla tekniikalla, jotka tarvittaessa toimivat myös yhdessä.
7 Viimeistely
Liian usein kokous- ja neuvottelutilojen asennukset on tehty siten, että tekniikka toimii mutta johdot lojuvat lattialla tai roikkuvat näytöstä eikä tiloja ole siivottu asennuksen jäljiltä. Neuvottelutiloja käyttävät omien työntekijöiden lisäksi myös vieraat tai asiakkaat, jolloin viihtyvyyden lisäksi tilojen pitää olla edustavassa kunnossa. Presson tekee AV-toteutukset avaimet käteen -periaatteella, jolloin asennuksen jälkeen tilat ovat välittömästi käyttökunnossa ja johdot sekä tekniikka asianmukaisesti ja siististi asennettuna.
8 Huolto ja ylläpito
Uudet neuvottelutilat on tilattu, asennettu ja olleet jo käytössäkin. Mitä tehdään, kun jotain menee rikki tai kuva ei ilmesty näyttöön kuten pitäisi? Presson tarjoaa asiakkailleen kokous- ja neuvottelutilojen isännöinti- ja huoltopalvelua, jolloin tilojen toimivuus ja päivitykset ovat hyvissä käsissä myös projektien jälkeen.
Ole meihin yhteydessä, jos haluat toteuttaa vinkkejämme käytännössä! Autamme mielellämme.
