Presson Oy
TIETOSUOJASELOSTE
Yleistä
Olemme sitoutuneita suojaamaan asiakkaidemme yksityisyyttä. Vaikka myymme tuotteita ja palveluja yksinomaan yritysasiakkaille, edellyttää liiketoimintamme harjoittaminen jossain määrin henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä.
Presson Oy käsittelee asiakkaisiinsa, mukaan lukien potentiaaliset ja entiset asiakkaat, liittyvää henkilötietoa tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti, joten pyydämme sinua lukemaan tämän tietosuojaselosteen huolellisesti. Saatamme myös tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa, joten pyydämme sinua palaamaan tähän tietosuojaselosteeseen aika ajoin.
Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjänä suhteessa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuun henkilötietojen käsittelyyn on Presson Oy (jäljempänä myös “Presson” tai “me”):
Presson Oy
Y-tunnus: 2215408-6
Juvantie 4
02920 Espoo
Mihin tarkoitukseen henkilötietoja kerätään ja käsitellään ja millä perustein?
Keräämme, säilytämme ja käsittelemme asiakkaita koskevia henkilötietoja ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Varmistamme myös, että meillä on aina vähintään yksi lainmukainen käsittelyperuste olemassa. Pääasiallisia käyttötarkoituksia ja käsittelyperusteita ovat:
Tuotteidemme ja palveluidemme tarjoaminen ja toimittaminen. Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja sopimusvelvoitteiden täyttämiseen ja tuotteiden ja palveluiden toimittamiseen liittyen. Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on sopimuksen täyttäminen ja valmistelu sekä oikeutettu etumme.
Markkinointi ja asiakasviestintä. Toteutamme mm. suoramarkkinointia sähköpostitse ja etsimme uusia potentiaalisia asiakkaita, joten yritysten yhteyshenkilötietoja käsitellään myös markkinointi- ja viestintätarkoituksiin. Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on oikeutettu etumme. Henkilöllä on kuitenkin milloin tahansa oikeus kieltää suoramarkkinointi.
Laskutus, perintä, reklamaatioiden ja asiakaspalautteen hallinta. Asiakassuhteen aikana käsittelemme henkilötietoja laskutusta, perintää, reklamaatioita ja asiakaspalautteen hallintaa varten. Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on sopimuksen täyttäminen ja oikeutettu etumme.
Liiketoimintamme kehittäminen. Saatamme myös käsitellä henkilötietoja koulutus- ja neuvottelutilapalveluihin liittyvän liiketoimintamme kehittämiseksi. Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on oikeutettu etumme.
Oikeudellisten velvoitteiden täyttäminen. Saatamme käsitellä henkilötietoja myös oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi (mm. kirjanpito).
Henkilöstöhallinto. Henkilöstöön ja työnhakijoihin liittyviä henkilötietoja kerätään ja käsitellään pääasiassa henkilöstöhallinnollisiin tarkoituksiin, kuten työsopimusvelvoitteiden täyttämiseen, palkanmaksuun ja muihin työsuhteesta johtuvien oikeuksien ja velvoitteiden täyttämiseen sekä työsuhteisiin liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen liittyen. Tämän osalta henkilötietojen lainmukainen käsittelyperuste on sopimuksen täyttäminen sekä työsuhteeseen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen. Suostumuksen perusteella saamme ja käsittelemme myös työnhakijoihin liittyviä muilta kuin työnhakijalta itseltään saatuja henkilötietoja.
Mitä henkilötietoja kerätään ja mistä lähteistä?
Keräämme ja käsittelemme käytännössä vain asiakkaidemme yhteyshenkilöihin ja henkilöstöön liittyviä henkilötietoja.
Keräämme asiakkaisiimme liittyviä henkilötietoja pääasiassa asiakkaalta itseltään ja toisinaan myös yrityksiltä, jotka pyrkivät löytämään meille uusia potentiaalisia asiakkaita. Asiakassuhteen aikana syntyy ja kerätään myös tietoa, mutta nämä koskevat pääasiassa yritystä, ei henkilöitä.
Tyypillisesti saatamme saada suoraan asiakkaalta seuraavia tietoja:
yrityksen nimi
toimipaikka ja toimiala
perusyhteystiedot
henkilön nimi ja asema tai sidosryhmä
sähköpostiosoite
puhelinnumero
henkilön tilausoikeus
markkinoinnin suostumukset / kiellot
Vastaavanlaisia tietoja voimme saada myös palveluntarjoajilta, jotka etsivät meille uusia yritysasiakkaita. Käytämme myös ulkopuolista palveluntarjoajaa sähköpostimarkkinoinnin toteuttamiseksi, joka käsittelee ja ylläpitää sähköpostimarkkinointirekisteriämme ja siihen liittyviä markkinointikieltoja.
Henkilöstöön liittyen saamme henkilötietoja pääasiassa henkilöltä itseltään. Saatamme myös käsitellä henkilöstön osalta tietoja, jotka muutoin syntyvät työsuhteen aikana. Työnhakijoihin liittyviä henkilötietoja saamme henkilöltä itseltään tai hänen suostumuksella muilta.
Keräämme ja käsittelemme henkilöstöön liittyen pääasiassa seuraavia tietoja:
nimi
verotunnus
henkilötunnus
palkanmaksuun tarvittavat tiedot
yhteystiedot
toisinaan myös turvallisuusselvityksiin liittyvät tiedot
Kuka käsittelee tietojani ja luovutetaanko niitä kolmansille?
Pääsääntöisesti asiakastietoja käsittelee yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt tehtäviään suorittaessaan. Saatamme myös ulkoistaa jotain henkilötietojen käsittelyä, kuten henkilötietojen tallennukseen ja käsittelyyn käytetyt tietojärjestelmät (pilvitallennuspalvelut). Käytämme myös alihankkijoita taloushallinnossa, uusasiakashankinnassa ja sähköpostimarkkinoinnissa. Huolehdimme tällaisia alihankkijoita käytettäessä sopimuksin siitä, että henkilötietojen luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään myös muutoin lainmukaisesti ja vain meidän hyväksemme.
Muutoin saatamme luovuttaa tietoja myös lain tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä. Saatamme myös luovuttaa tietojasi, mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa.
Luovutetaanko tietojani EU:n ulkopuolelle?
Henkilötietojasi ei pääsääntöisesti luovuteta EU:n ulkopuolelle, mutta koska tietoja tallennetaan ensisijaisesti sähköisessä muodossa, saattavat jotkut palveluntarjoajat sijaita EU:n ulkopuolisissa maissa. Tässä tapauksessa varmistamme, että tietojensiirto tapahtuu lain edellyttämiä riittäviä suojakeinoja hyödyntäen. Ensisijaisina vaihtoehtoina on siirto EU:n komission hyväksymän riittävän tietosuojan maahan, tietojen siirto EU-US Privacy Shield -sertifioituun yritykseen taikka EU:n mallilausekkeiden käyttäminen.
Kauanko henkilötietojani säilytetään?
Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötietojen säilytysajat voivat kuitenkin vaihdella käyttötarkoituksesta ja tilanteesta riippuen. Esimerkiksi Sopimuksiin tai tilauksiin liittyvät tiedot säilytetään pysyvästi. Henkilötiedot voidaan myös poistaa siinä tilanteessa, kun henkilö peruuttaa suostumuksensa tai pyytää tietojensa poistoa (eikä meillä ole muuta lainmukaista käsittelyperustetta), sopimussuhde päättyy (suuri osa työntekijöitä koskevista henkilötiedoista) taikka kun tieto on vanhentunutta taikka virheellistä. Saatamme tarvittaessa myös päivittää tietoja.
Miten tietojani säilytetään ja suojataan?
Asiakastietoja säilytetään lähes yksinomaan sähköisessä muodossa ja tiedot on suojattu alan yleisten standardien mukaisesti. Pääsy henkilötietoihin on rajattu käyttöoikeuksin. Käsittelemme tietoja luottamuksellisina emmekä luovuta niitä yleisesti emmekä myy tai vuokraa tietoja markkinointitarkoituksiin. Toimitilamme ovat myös hyvin suojatut ja lukitut.
Tietojen antamisen pakollisuus ja antamatta jättämisen seuraukset?
Suurin osa henkilötietojen antamisesta on vapaaehtoista. Henkilötietojen antaminen ja käsittely on pääasiassa pakollista vain siltä osin, että pystymme varmistamaan että yritysasiakkaidemme puolesta sopimuksia solmivat henkilöt ovat siihen toimivaltaisia ja kelpoisia. Sopimuksia yritysten puolesta tekevät kuitenkin aina ihmiset. Työsuhteessa tarvitsemme myös henkilötietoja siltä osin, että voimme täyttää työsopimusten täyttämiseen ja lakiin liittyvät velvoitteemme.
Käytetäänkö verkkosivulla evästeitä ja mitä ne ovat?
Käytämme evästeitä verkkosivuillamme, jotta voisimme tarjota parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen sivuston kävijälle. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat meille tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme. Saatamme hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Verkkosivuston käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön verkkoselaimensa asetuksista. Useimmat verkkoselaimet sallivat evästeet automaattisesti. Huomaathan, että evästeiden estäminen saattaa rajoittaa verkkosivustomme toimivuutta.
Millaisia oikeuksia ja vaikutusmahdollisuuksia minulla on?
Suostumuksen peruuttaminen
Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille kirjallisesti.
Pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista.
Oikeus saada virheet korjatuksi
Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot.
Oikeus kieltää suoramarkkinointi
Voit kieltää henkilötietojesi käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksia varten lähettämällä tiedon kirjallisesti.
Oikeus vastustaa käsittelyä
Mikäli käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun taikka oikeutetun etumme perusteella, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi. Huomaathan, että tässä tilanteessa emme todennäköisesti pysty palvelemaan enää sinua.
Oikeus rajoittaa käsittelyä
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä.
Oikeus saada tiedot siirretyksi
Mikäli olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.
Miten voin toteuttaa oikeuteni?
Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi ottamalla meihin yhteyttä kirjallisesti alla mainittuun yrityksemme osoitteeseen. Pyydämme sinua samalla esittämään todisteen henkilöllisyydestäsi, kuten omakätisesti allekirjoitetun tarkastuspyynnön. Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, voit myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.
Voidaanko tätä tietosuojaselostetta päivittää?
Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme taikka tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen. Pyydämmekin sinua siitä syystä tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.
Mihin voin ottaa yhteyttä tietosuoja-asioissa?
Yhteystiedot:
Presson Oy
Juvantie 4
02920 Espoo
Tietosuoja-asioita meillä hoitavat Rami Ruotsala asiakas- ja markkinointirekisteriin liittyvissä asioissa sekä Hannu Iljanto henkilöstöasioissa.